Nie zmiana, lecz proces
W teorii KSeF miał uprościć proces fakturowania, ujednolicić dokumenty oraz umożliwić automatyczne przekazywanie danych między firmami i administracją skarbową. W praktyce, początek funkcjonowania systemu okazał się dla wielu podmiotów okresem intensywnego dostosowywania procedur, narzędzi informatycznych oraz licznych problemów.
Największe przedsiębiorstwa, które jako pierwsze zostały objęte obowiązkiem korzystania z systemu, zazwyczaj wcześniej przygotowywały się do wdrożenia, integrując swoje systemy finansowo-księgowe z platformą państwową. Mimo to pojawiały się trudności związane z integracją oprogramowania, błędami w strukturach faktur oraz opóźnieniami w przesyłaniu dokumentów.
Z perspektywy rynku widać wyraźnie, że wdrożenie KSeF nie jest jednorazową zmianą technologiczną, lecz procesem reorganizacji całego obiegu dokumentów w firmach.
Potrzebna rewolucja w nieodpowiednim czasie
Moje środowisko należy do grup bezpośrednio dotkniętych zmianą i przyznaję, że ostatnie kilka tygodni było trudnych. Jestem ogromną fanką cyfryzacji i wykorzystywania w księgowości sztucznej inteligencji, ale termin wdrożenia tak dużej zmiany został wybrany mało fortunnie. Przedsiębiorcy oczekują, że w biurze rachunkowym czy od księgowego otrzymają pełen pakiet informacji i rozwiązań, gdy tym-czasem my w tym czasie mamy Pit-y, Cit-y, sprawozdania roczne i szereg przeróżnych terminowych obowiązków z których nikt nas przecież nie zwolnił, bo KSeF.
Dlatego moje jedyne zastrzeżenie to czas na jaki przewidziano wdrożenie. Poza tym, jest dokładnie tak jak się spodziewałam. Sporo problemów, które potraktowane z odpowiednią dozą cierpliwości i zaangażowania są pomału rozwiązywane.
W swojej ponad trzydziestoletniej karierze zawodowej, przeżyłam już kilka cyfrowych rewolucji i każda przebiegała podobnie. Niewiadoma, niepokój, praktyka, usprawnianie, porządkowanie i z czasem nikt już nie pamięta, że było inaczej, czyli „papierowo”.
Nareszcie porządek
Koleżanki i koledzy, podobnie jak ja, patrzą na to rozwiązanie z dużym optymizmem. Wiemy, że mimo początkowych trudności, system przyniesie realne usprawnienia. Ustrukturyzowany format faktur pozwala na automatyczne pobieranie danych i ograniczenie ręcznego wprowadzania dokumentów do systemów księgowych. W efekcie proces księgowania może stać się szybszy i mniej podatny na błędy. Praktycznie zniknie problem zagubionych faktur. Przedsiębiorca będzie miał pewność, że wszystkie jego dokumenty są w jednym miejscu i nie trzeba ich nigdzie szukać, a jedynie podjąć decyzję czy poniesiony wydatek zostanie przekazany do księgowości. Przy papierowych dokumentach często otrzymywaliśmy pytania, czy dany dokument został nam przekazany i odwrotnie, przekazywano go po wielokroć, tak na wszelki wypadek. KSeF te problemy wyeliminuje.
Oczywiście przed nami długa droga, bo jesteśmy na etapie dopracowywania systemu. Trzeba wyeliminować problemy z dostępnością platformy w godzinach największego obciążenia oraz ograniczenia w obsłudze bardziej złożonych procesów fakturowania, takich jak korekty czy rozliczenia między podmiotami powiązanymi.
Warto podjąć ten wysiłek
Opinie przedsiębiorców na temat KSeF są bardzo zróżnicowane. Firmy, które już wcześniej korzystały z elektronicznego obiegu dokumentów, relatywnie szybko dostosowały się do nowych zasad. W wielu przypadkach zmiana polegała głównie na integracji dotychczasowego systemu fakturowania z platformą KSeF. Znacznie większe wyzwanie pojawiło się w małych firmach oraz jednoosobowych działalnościach gospodarczych. Dla tej grupy przedsiębiorców wprowadzenie KSeF oznacza konieczność poznania nowych procedur, zmiany sposobu wystawiania faktur, oraz często także aktualizacji oprogramowania i związanych z tym procesem kosztów, co w nikim zazwyczaj nie wzbudza przychylności. Moim zdaniem jednak. chociaż skala zmiany organizacyjnej została przez wiele firm nie-doszacowana, warto podjąć ten wysiłek, bo po okresie adaptacji system może uprościć zarządzanie dokumentami.
Mam nadzieję, że po ustabilizowaniu działania, oraz dostosowaniu narzędzi informatycznych jego funkcjonowanie będzie bardziej intuicyjne. Wierzę, że nie będzie to tylko narzędzie administracyjne, ale rzeczywiste narzędzie usprawniające działanie firm, przede wszystkim zaś takie, dzięki któremu administracja skarbowa będzie mogła szybciej reagować na nieprawidłowości.
Z punktu widzenia uczciwych przedsiębiorców oznacza to potencjalne ograniczenie nieuczciwej konkurencji. Firmy, które dotychczas wykorzystywały fikcyjne faktury do zaniżania podatków lub zawyżania kosztów działalności, będą miały znacznie trudniejsze warunki do prowadzenia takich praktyk.
