Sytuacja w działach księgowych oraz biurach rachunkowych jest obecnie wyjątkowo trudna. Muszą się one zmagać nie tylko z koniecznością wdrożenia niejasnych i ciągle zmieniających się przepisów Polskiego Ładu, z licznymi pytaniami pracowników oraz klientów, ale także z rosnącymi absencjami związanymi z sytuacją epidemiczną. O wyzwaniach przed jakimi stają biura księgowe opowiada Monika Włodarczyk, właścicielka biura rachunkowo-finansowego.
Biura rachunkowe przewertowały setki stron zmieniających się przepisów, po to aby dostosować się do nowej rzeczywistości. To wszystko nałożyło się jednocześnie na coroczne obowiązki związane z zamknięciem roku i koniecznością przygotowania sprawozdań finansowych i rozliczeń rocznych z fiskusem. W związku z tym Ministerstwo Finansów po raz kolejny planuje przedłużenie terminów wykonania tych obowiązków. Które terminy się zmienią i do kiedy zostaną odroczone?
Wydłużenie przypadających w 2022 r. terminów m.in. na sporządzenie, zatwierdzenie i przekazanie sprawozdań finansowych będzie dotyczyć:
- jednostek sektora prywatnego (z wyłączeniem jednostek nadzorowanych przez KNF – działających na rynku finansowym) oraz organizacji pozarządowych – o 3 miesiące;
- jednostek sektora finansów publicznych – o 1 miesiąc;
- podatników podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzących księgi rachunkowe (w zakresie przekazania sprawozdania finansowego Szefowi KAS) – o 3 miesiące.
Wydłużenie terminu dla składania zeznań podatkowych w CIT za 2021 r. będzie dotyczyć wszystkich podatników. Termin zostanie wydłużony o 3 miesiące na:
- złożenie zeznania o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) w roku podatkowym;
- wpłatę podatku należnego wykazanego w zeznaniu, albo różnicy między podatkiem należnym od dochodu wykazanego w tym zeznaniu a sumą należnych zaliczek za okres od początku roku, o którym mowa w art. 27 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Rok 2022 branża księgowych rozpoczęła więc w nowej rzeczywistości. Stary rok zamykany jest na starych zasadach i jednocześnie nowy rok – księgowanie i praca bieżąca – na nowych zasadach.
W 2023 r. przedsiębiorcy mają już obowiązkowo korzystać z e-Faktury. W związku z tym trzeba też będzie zacząć testować system do wystawiania faktur elektronicznych, który przygotowuje Ministerstwo Finansów. Ponadto rok 2023 to kolejne zmiany i kolejne nowe obowiązki sprawozdawcze dotyczące kolejnych plików JPK tym razem ksiąg podatkowych i rozliczeń podatku dochodowego. Do tego też trzeba będzie zacząć przygotowania znacznie wcześniej.
Przy tak dużej ilości zmian przepisów podatkowych i finansowych zawiłości ważne jest, aby zminimalizować możliwość pogubienia się w gąszczu przepisów. W związku z tym Przedsiębiorcy rezygnują z samodzielnego prowadzenia nawet tych uproszczonych form podatkowych i stają przed trudnym wyborem biura rachunkowego.
Obecnie czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych może wykonywać każda osoba, która:
- ma pełną zdolność do czynności prawnych,
- nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za ściśle określony katalog przestępstw,
- posiada ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej.
Po deregulacji usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, Departament Rachunkowości i Rewizji Finansowej Ministerstwa Finansów przeprowadził w 2018 r. badanie ankietowe, które wykazało m.in., że jakość usług świadczonych przez biura rachunkowe obniżyła się i chociaż na ten fakt mogły mieć wpływ również inne czynniki, nie tylko deregulacja, jest to zjawisko niepokojące, które wymaga podjęcia odpowiednich działań.
W związku z tym Ministerstwo Finansów wraca do tematu uregulowania w Polsce zawodu księgowego. W praktyce oznacza to, że prowadzenie ksiąg rachunkowych znów będą mogły wykonywać wyłącznie osoby uprawnione, tj. posiadające świadectwo kwalifikacyjne Ministra Finansów albo certyfikat księgowy Ministra Finansów oraz biegli rewidenci i doradcy podatkowi.
Minister zauważył też, że ocena jakości usług księgowych świadczonych przez biura rachunkowe tak naprawdę dokonywana jest przez klientów tych biur zgodnie z regułami rynkowymi. Zdaniem ministra wybór biura rachunkowego powinien być przemyślany i dokonany w oparciu o porównanie usługodawców pod wieloma aspektami, nie tylko ceny usług księgowych, ale również posiadanych kwalifikacji, doświadczenia, ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, rekomendacji z wiarygodnych źródeł czy dostępności i możliwości kontaktu na bieżąco z wykorzystaniem różnych form komunikacji.
Poniżej kilka wskazówek, które mogą pomóc przy decyzji. Wybór biura rachunkowego powinien być uzależniony od:
- poziomu wyszkolenia, doświadczenia i dostępności pracowników,
- doświadczeniu w pracy z systemami księgowymi szczególnie tymi, na których dziś my działamy,
- przekazywaniu wartościowych informacji, zmian w prawie rachunkowym, których jako przedsiębiorcy na co dzień nie śledzimy, a za które mogą grozić nam sankcje,
- referencji, doświadczenie w biznesie – ciepła rekomendacja innych przedsiębiorców to największy dowód uznania,
- specjalizacji w danej branży, warto wybrać biuro dopasowane i mające już klientów o podobnym profilu do naszego, to sporo ułatwia w obie strony tej relacji,
- podejścia do klienta, tutaj czasami chcemy oszczędzić i wybrać księgowość online, gdzie opiekunowie rotują a kontakt jest bezrelacyjny. Często jednak potrzebujemy zaufanej osoby, do której możemy zadzwonić i poradzić się w nurtujących nas kwestiach i wtedy ta dostępność oraz podejście okazują się kluczowe i nie warte oszczędności,
- zapewnienia bezpieczeństwa, sprawa o tyle prosta, że każde biuro księgowe powinno mieć wykupione ubezpieczenie, o które warto abyśmy zapytali przed rozpoczęciem współpracy. Natomiast poza samym ubezpieczeniem, warto zapytać o powyższe kwestie i intuicyjnie upewnić się, że nie budzą naszych wątpliwości,
- zakresu oferowanych usług, księgowość to szeroki temat i często inaczej rozumiany przez księgowych oraz przedsiębiorców. Zatem warto ustalić dokładny zakres takiej współpracy, co będzie obejmowała, a w szczególności, czego nie ma w zakresie. Doświadczony księgowy wie o co pytają jego klienci i chcąc zadbać o odpowiednią przejrzystość i relację na początku z pewnością udzieli rzetelnych informacji na temat zakresu potencjalnej współpracy.
Wybór biura rachunkowego nie jest łatwy i jednoznaczny. Firmy potrafią wybrać biura z odległych regionów Polski, tylko dlatego, że wzbudziły w nich odpowiednie zaufanie.
Monika Włodarczyk
Księgowa z ponad 20 letnim doświadczeniem.
Właścicielka Biura Rachunkowo-Finansowego z Nowej Soli.
