Co w „prawie piszczy” jesienną porą

Wakacje już dawno się skończyły, choć wakacje kredytowe nadal trwają. Po wypoczynku ustawodawca wrócił do pracy, a to oznacza, ze zastały nas zmiany, a dla firm nowe obowiązki, spośród których należy zwrócić uwagę na zmiany w prawie pracy. 

Praca zdalna w kodeksie pracy

Czas pandemii doprowadził do tego, że wielu z nas nolens volens pracowało w domu. Wielu z nas polubiło pracę zdalną. Lecz pozostanie w domu, poza kwestiami społecznymi, wpłynęła na wzrost kosztów utrzymania domu, problem zabezpieczenia danych, szkoleń etc. Przepisy antycovidowe wprowadziły rozwiązania tymczasowe, które wymusiły uregulowania pracy zdalnej nie tylko na czas pandemii. Z tego względu Sejm ma wkrótce obradować nad zmianami w Kodeksie pracy. Jest to ważne, ponieważ istnieje ryzyko, że ustawodawca wprowadzi zmiany w prawie pracy w ciągu 14 dni od ogłoszenia nowelizacji w Dzienniku Ustaw. Mamy nadzieję, że pracodawcy otrzymają jednak 3 miesiące na wdrożenie zmian, o co wnioskują pracodawcy. Zgodnie z prawem unijnym regulacje dot. pracy zdalnej powinny wejść w życie już w sierpniu tego roku.

Kontrola trzeźwości oraz kontrola na obecność środków działających podobnie do alkoholu

Nowelizacja ma przewidywać również regulację dot. zasad kontroli trzeźwości oraz na obecność środków działających podobnie do alkoholu. Znaczenie ma również to, że postuluje się, by pracodawca mógł zaostrzyć dopuszczalny przez prawo poziom alkoholu (0,2 promila). Kontrole te nie będą wymogiem, lecz prawem pracodawcy.

Zwrot kosztów za pracę zdalną – krótki czas na ustalenia

Przy obecnych wzrostach kosztów za media może okazać się, że praca zdalna będzie korzystna finansowo, a to z uwagi na to, że koszty za media pracowników będą niższe od kosztów mediów w zakładzie pracy (przy założeniu różnic w cenach dla gospodarstw domowych i lokali użytkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej).

Czas to pieniądz

Przyjmując, że otrzymamy 3 miesiące na wdrożenie zmian, warto już teraz zastanowić się nad przygotowaniem się do regulacji dot. pracy zdalnej bądź na możliwości wykorzystania tzw. okazjonalnej pracy zdalnej (brak konieczności zwrotu kosztów pracownikowi) ewentualnie zastanowić się nad obecnymi regulacjami dot. pracy zdalnej w czasie zagrożenia pandemią.

Poniżej przedstawię zagadnienia, które warto przeanalizować w dobie planowanych zmian.

Nowa ocena ryzyka zawodowego
W przypadku pracy zdalnej należy pamiętać, żeby:

• ustalić treść nowej oceny ryzyka zawodowego;
• ustalić zasady i sposoby prowadzenia szkoleń BHP.

Kadry i nie tylko

Poza BHP praca czeka w kadrach. Warto rozważyć wprowadzenie lub aktualizację:

• wniosków pracowników o pracę zdalną, w tym z uwzględnieniem tego, że co do zasady pracownicy w pracy zdalnej będą mieć prawo wysłania wniosków urlopowych drogą elektroniczną;
• zorientować się w kwestii zapewniania szkoleń i pomocy technicznej niezbędnej pracy zdalnej;
• przygotować informacje o zasadach wykonywania tej pracy;
• przygotować regulamin pracy zdalnej, głównie w zakresie kontroli pracy albo wprowadzić zmiany w regulaminach obowiązujących. Wg założeń takie regulaminy powinny być przygotowane w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi lub po konsultacji z przedstawicielami pracowników (nie dotyczy to porozumień z poszczególnym pracownikiem);
• przygotować zmiany w układzie zbiorowym, w regulaminie pracy lub przygotować obwieszczenia w zakresie sposobu prowadzenia kontroli trzeźwości pracowników, nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem jej wprowadzenia;
• przygotować informacje przedstawianych pracownikowi o prowadzeniu kontroli trzeźwości na danym stanowisku przed dopuszczeniem do pracy;
• przygotować wzory protokołu z kontroli trzeźwości.

Praca zdalna okazjonalnie

Warto zastanowić się na ustaleniem zasad tzw. pracy zdalnej okazjonalnie, co będzie korzystne dla firm, w których nie będzie formalnie wprowadzona praca zdalna. Takie rozwiązanie pozwalać będzie na pracę zdalną bez konieczności rozliczenia kosztów czy wypłaty ryczałtu/ekwiwalentu. Obecnie trwają spory o okres takiej pracy, przy czym związkowcy proponują 12 dni pracy okazjonalnej, Pracodawcy 36 dni, a ustawodawca 24 dni w danym roku kalendarzowym. Zobaczymy, która frakcja będzie bardziej przekonywująca.

RODO

W zakresie RODO zmiany w Kodeksie pracy wymuszą:

• sporządzenie procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzania, w miarę potrzeby, instruktażu i szkolenie w tym zakresie;
• ustalenie zasad powierzenia mienia pracownikom, czy też ustalenie zasad korzystania przez pracowników ze swoich sprzętów, co powinno wiązać się z przyjęciem zasad kontroli i zabezpieczenia sprzętów;
• wprowadzenie zmian do tzw. polityk bezpieczeństwa danych osobowych w zakresie monitoringu pracowników w czasie pracy zdalnej oraz w związku z kontrolami trzeźwości, a także
• przygotowania odpowiednich analiz ryzyka w zakresie ewentualnych przyczyn i skutków naruszeń,
• wprowadzenie zasad przechowywania danych dot. badania trzeźwości;
• wprowadzenie zmian w tzw. rejestrze czynności w zakresie kategorii danych przetwarzanych w związku z badaniem trzeźwości (poza zwykłymi danymi: wzrost, masa ciała, informacje o chorobach, na jakie pracownik choruje).

Kto i ile za to zapłaci

To, co opisałam powyżej de facto wiąże się z koniecznością ustalenia kosztów jakie poniesie pracodawca, a przede wszystkim wiąże się z koniecznością:

• ustalenia rodzaju i wysokości kosztów pracy zdalnej (np. niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych energii elektrycznej, Internetu, telefonu), w szczególności w zakresie dostępności sprzętu, ustalenia wysokości ekwiwalentu za używanie sprzętów należących do pracownika, czy też ryczałtu za tę pracę zdalną, a także innych kosztów, których zwrotu będzie domagał się pracownik (ogrzewanie, woda etc.);
• weryfikacji umów z BHP (zakresu usług, przygotowania dokumentacji wymaganych, możliwości prowadzenia szkoleń on-line);
• ustalenia kosztów ubezpieczenia sprzętu poza biurem (warto sprawdzić zakres polisy i ustalić z zakładem ubezpieczeń czy sprzęt stacjonarny poza lokalem objęty jest polisą).

Nawet jeśli przewidywane zmiany Kodeksu nie zostaną wprowadzone, warto zweryfikować powyższe kwestie pod kątem obowiązującego prawa antycovidowego.

Anna Giercarz

Radca prawny, specjalistka w zakresie prawa gospodarczego, handlowego, ochrony danych osobowych. Wiedzę i bogate doświadczenie w obszarach prawnych uzyskała w trakcie 17- letniej kariery prawniczej.
www.annagiercarz.pl
Facebook Przyjazna Kancelaria Prawna