Bądź szczupły z Lean Thinking

Czym rożni się Twoja firma od zakładów produkcyjnych Toyoty? Na pierwszy rzut oka możne to być branża, wielkość czy zasięg. A jakby jeszcze odnieść to pytanie do życia codziennego? Jedno jest wspólne – działalność złożona z procesów. Zobacz, jak Japończycy usprawnili je, eliminowali z nich marnotrawstwo i również wyciągnij coś dla siebie z Lean Management!

Czym właściwie jest Lean? Najprościej można określić to jako filozofię zarządzania, która obejmuje dostarczanie klientowi produktów lub usług najwyższej jakości, przy jednoczesnym „odchudzaniu” procesów (ang. lean – szczupły) poprzez minimalizowanie marnotrawstwa i ciągłe doskonalenie ich.

Przyjmuje się, że podstawą, tej koncepcji zarządzania jest tzw. System Produkcyjny Toyoty, opracowany po II wojnie światowej. Część jego rozwiązań została zaczerpnięta z amerykańskich przedsiębiorstw, a następnie dostosowywana i rozwijana w tym japońskim koncernie. Jednak samo określenie Lean Manufacturing (szczupła produkcja) nie pochodzi z Japonii – zostało ono sformułowane przez naukowców, którzy badając efektywność japońskich, amerykańskich i europejskich przedsiębiorstw, za lidera uznali właśnie System Produkcyjny Toyoty.

Produkcja – początek i koniec?

Co prawda pojęcie Lean Manufacturing odnosi się do produkcji, jednak nie oznacza to wcale, że jego liczne narzędzia mogą być stosowane tylko w tym jednym obszarze działalności przedsiębiorstwa. Przeciwnie – historia pokazuje, że badając efekty, postanowiono zaadaptować koncepcję także na obszary pozaprodukcyjne. W efekcie powstał Lean Management, który jest rozszerzeniem i obejmuje zarządzanie całą organizacją. Idąc dalej, narzędzia lean’owe skutecznie znajdują zastosowanie już nie tylko w przedsiębiorstwach produkcyjnych, ale także w firmach usługowych, biurach, a nawet szpitalach.

Skoro w upraszczaniu i doskonaleniu różnych procesów ograniczeniem jest tylko wyobraźnia, dlaczego nie wykorzystać tych spostrzeżeń i narzędzi w odniesieniu do własnej pracy na dowolnym stanowisku lub nawet codziennego życia?

Lepiej, szybciej, taniej

Koncepcja Lean skupia się w dużym stopniu na kliencie oraz postrzeganej przez niego wartości produktów lub usług. Ważne jest, aby zidentyfikować etapy wykonywania produktu lub usługi dodające im wartości, której klient oczekuje, za którą jest gotowy zapłacić.

Czego w takim razie dotyczy marnotrawstwo? Pieniędzy, czasu, niewykorzystanych materiałów? – Z pewnością tak, chociaż te odpowiedzi nie wyczerpują jeszcze wszystkich możliwych opcji. Za marnotrawstwo, zgodnie z omawianym systemem, uznawane są te elementy, czynności, które są wykonywane podczas tworzenia produktu lub usługi, a które nie dodają wartości temu produktowi lub usłudze. Co więcej, wyróżnia się 8 podstawowych rodzajów marnotrawstwa. Zostały one ujęte w ogólny sposób, dlatego można odnieść zarówno do stanowiska pracy, jak i życia codziennego. Są to:

• nadprodukcja, czyli wyprodukowanie, stworzenie lub przygotowanie czegoś, co w danym momencie nie jest potrzebne;
• czas, kiedy produkt czeka na jego dalsze przetwarzanie, nie przynosi mu wartości dodanej, podobnie jak oczekiwanie pracownika na zasoby, narzędzia, towar, czyli czas do dyspozycji.
• zbędny transport tych materiałów, narzędzi, artykułów, które są niezbędne do wykonania produktu lub usługi; dodatkowa lub dłuższa droga ich transportu również nie dodaje wartości produktowi końcowemu;
• nadmierne lub niewłaściwe przetwarzanie może dotyczyć m.in. nieuzasadnionego inwestowania
  w nowoczesne lub drogie rozwiązania, które równie dobrze można zastąpić prostszymi lub tańszymi; to także nadmierna kontrola lub taki sposób przetwarzania produktu, który ostatecznie przewyższa oczekiwania klienta, np. o elementy, które są dla niego mniej istotne;
• nadmierne zapasy – większy i nieuzasadniony stan zapasów przekłada się również na koszty związane z ich zakupem, wytworzeniem i utrzymaniem;
• zbędne ruchy – te, w odróżnieniu od zbędnego transportu, odnoszą się do człowieka i czynności, które wykonuje podczas pracy; za zbędny ruch uważa się m.in. przechodzenie – dodatkowe kroki, szukanie materiałów, narzędzi oraz przynoszenie lub sięganie ich;
• defekty, czyli wszystkie elementy, które nie zostały wykonane prawidłowo i wymagają poprawy lub ponownego wykonania;
• niewykorzystana kreatywność pracowników – możliwe, że pracownicy posiadają umiejętności, które choć są potrzebne, to pozostają jednak niezauważone lub niewykorzystane; to także np. brak zainteresowania spostrzeżeniami pracowników dotyczącymi poprawy danego procesu w ramach ich stanowisk pracy – na swoim zakresie obowiązków znają się najlepiej, dzięki czemu mogą zaproponować usprawnienia, co będzie korzyścią już nie tylko dla nich, ale i dla firmy.

Dojdź do źródła pytając „dlaczego?”

Być może w powyższej liście zauważyłeś pewne powiązania? W zależności od środowiska, w którym odbywają się procesy, może zdarzyć się tak, że jeden rodzaj marnotrawstwa wpływa na inny, np. zbędny transport zwiększa czas oczekiwania na towary, a nadprodukcja powiększa stan zapasów.

Aby skutecznie wyeliminować marnotrawstwo, warto poświęcić czas na odszukanie głównej przyczyny problemu i tam wdrożyć środki naprawcze. Jak to zrobić? Przydatna może być prosta metoda 5x dlaczego, która polega na zadaniu serii pytań: „dlaczego?” i poszukiwania odpowiedzi „ponieważ…”, przy której ponownie zapytamy „dlaczego?”. Efekty tego badania mogą zadziwić i ukazać to, co na pierwszy rzut oka niewidoczne.

Użyj sprytu zamiast pieniędzy

Wymienione elementy, będące różnego rodzaju marnotrawstwem, mogą także zupełnie niepostrzeżenie stać się elementem naszej pracy zwłaszcza wtedy, gdy daną czynność wykonujemy od wielu lat i przez to już w pewien sposób automatycznie. Warto wyrobić sobie nawyk obserwacji codziennych procesów, świadomego wykonywania pracy i zadawania pytania „co jeszcze mogę poprawić?” i „jak można zrobić to lepiej?”

To właśnie te dobre zmiany tworzą Kaizen – filozofię ciągłego doskonalenia, również stworzoną i wykorzystywaną w Toyocie. Chociaż sama w sobie jest obszernym zagadnieniem, to ta metoda „małych kroków” zaprasza nas do częstego wprowadzania drobnych zmian, w które dodatkowo angażują się pracownicy na wszystkich szczeblach przedsiębiorstwa, w odróżnieniu od nagłych dużych zmian, które w pewnym stopniu mogą reorganizować pracę lub życie. Jedna z zasad Kaizen brzmi: „wybieraj proste rozwiązania, nie czekając na te idealne”. Dzięki temu zobaczysz efekty, które będą impulsem do dalszej pracy.

Jednak Lean nie musi być tylko systemem zarządzania stosowanym w dużych firmach, ale może stać się również sposobem myślenia. Może zwróciłeś już na coś uwagę albo zechcesz przyjrzeć się bliżej pracy i rutynowym czynnościom, które wykonujesz każdego dnia? Być może odkryjesz w nich pole do poprawy, doskonalenia? Spróbuj – w końcu niewykorzystany potencjał i kreatywność to też w pewien sposób marnotrawstwo.

Aleksandra Smerda