Obowiązki pracodawcy – wprowadzenie PPK krok po kroku

Do nowych obowiązków pracodawcy należy wdrożenie PPK w swojej firmie. Obowiązują go konkretne terminy na podpisanie umowy o prowadzenie i zrządzanie PPK. Podpowiadamy, jak w 4 krokach wdrożyć PPK?

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) to nowy produkt, który pozwala pracownikom na gromadzenie oszczędności przy wsparciu pracodawców i państwa.

Od 1 stycznia 2021 r., w ramach tzw. IV fali, PPK mają obowiązek wdrożyć pozostałe podmioty zatrudniające i jednostki sektora finansów publicznych (bez względu na stan zatrudnienia).

Oszczędności w PPK tworzone są wspólnie przez trzy strony: pracowników, pracodawców oraz państwo. Jednak obowiązek wdrożenia PPK w firmie spoczywa na pracodawcach, którzy muszą pamiętać o tym, że jest to ich ustawowy obowiązek. Aby wprowadzić PPK, należy wybrać instytucję finansową, podpisać umowę o prowadzenie i umowę o zarządzanie w odpowiednim terminie oraz rozpocząć naliczanie wpłat.

O tym, do kiedy dana firma ma wprowadzić PPK decyduje jej wielkość. Największe przedsiębiorstwa dołączyły do programu już w lipcu 2019, w tym roku małe i średnie. Pozostałe będą dołączać w 2021 roku.

Jak wprowadzić PPK w firmie?

Wdrożenie PPK wiąże się z pewnymi formalnościami, które Pracodawca musi dopełnić w określonych terminach.

Pierwszy krok to wybór instytucji finansowej wspólnie z reprezentacją pracowników. Firmy z IV fali muszą podjąć decyzję wspólnie z pracownikami do 26 lutego 2021 r. w przypadku podmiotów wchodzących w skład sektora finansów publicznych lub do 23 marca w przypadku pozostałych podmiotów zatrudniających. Jeśli nie uda się osiągnąć porozumienia, to pracodawca sam wybiera instytucję finansową do zarządzania PPK. Zadbaj o aktualizację posiadanych programów kadrowo-finansowych, opracuj potrzebne procedury w swojej organizacji. Pamiętaj także o poinformowaniu pracowników o ich uprawnieniach i obowiązkach związanych z wprowadzeniem PPK oraz o zasadach funkcjonowania PPK.

Drugim krokiem jest podpisanie umowy o zarządzanie – między pracodawcą a wybraną instytucją finansową. Termin dla podmiotów wchodzących w skład sektora finansów publicznych mija 26 marca 2021 r., a dla pozostałych podmiotów zatrudniających 23 kwietnia 2021 r. Na mocy tej umowy powstaje PPK. Umowa zawierana jest w formie elektronicznej.

Trzeci etap to zawarcie umowy o prowadzenie – między instytucją finansową a pracodawcą, który zawiera ją na rzecz pracowników. Termin w przypadku podmiotów wchodzących w skład sektora finansów publicznych mija 10 kwietnia 2021 r., a dla pozostałych podmiotów zatrudniających 10 maja 2021 r.

Czwarty i ostatni etap to naliczenie i odprowadzenie wpłat na PPK. Tu kluczowa jest kwestia, kiedy dział kadr i płac wypłaca wynagrodzenia pracowników – jeśli ma to miejsce przed przesłaniem pliku rejestracyjnego, to wpłaty na PPK są odprowadzane od kolejnego miesiąca. Jeśli po przesłaniu pliku rejestracyjnego, to już bieżąca pensja będzie uwzględniała PPK. Pracodawcy przesyłają wpłaty do instytucji finansowej do 15 dnia miesiąca przypadającego po naliczeniu wpłat do PPK.

Kto nie musi wprowadzać PPK?

Samozatrudniony, czyli osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, o ile nie zatrudnia osób będących osobami zatrudnionymi w rozumieniu ustawy o PPK.

Osoba fizyczna, która zatrudnia, w zakresie niezwiązanym z prowadzoną działalnością gospodarczą tego podmiotu, inną osobę fizyczną, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tej osoby (czyli na przykład osoby zatrudniające opiekunki do dzieci lub dorywczą pomoc domową).

Mikroprzedsiębiorca, któremu wszystkie osoby zatrudnione złożyły deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat.

Pracodawca, który (w terminie, w którym ustawa o PPK ma dla niego zastosowanie) prowadzi PPE oraz nalicza i odprowadza składki podstawowe do PPE w wysokości co najmniej 3,5% wynagrodzenia, jeżeli do PPE przystąpiło co najmniej 25% osób zatrudnionych.

Red.