Co w „prawie piszczy”?

Jesteśmy w połowie pierwszego kwartału roku, a już weszliśmy w Nowy Rok z wieloma obowiązkami prawnymi. Wielu z nas musiało wprowadzić nowe zasady informowania konsumentów o naszych działaniach cenowych, marketingowych, a to dzięki Dyrektywie Omnibus. Ale poza zobowiązaniami względem klientów, konieczne jest wprowadzenie rozwiązań w zakładach pracy w sferze pracy zdalnej, kontroli trzeźwości, a już na horyzoncie szykowane są zmiany Kodeksu Pracy, wymuszających na pracodawcy spełnienie zasad przejrzystości i elastyczności zatrudnienia. Poniżej to, co  powinniśmy wiedzieć, by nie zostać w tyle z nowościami prawnymi.

Dyrektywa Omnibus

Mijają dwa miesiące od implementacji unijnej dyrektywy (która wymusiła nowelizację czterech ustaw: o ochronie praw konsumenta, o przeciwdziałaniu nieuczciwym praktykom rynkowym, o informowaniu o cenach towarów i usług i prawa cywilnego). Dyrektywa wprowadziła znaczące zmiany w handlu, i to zarówno w tym funkcjonującym w Internecie, jak i w sklepach stacjonarnych. Jedną
z kluczowych nowości jest obowiązek informowania o najniższej cenie danego produktu z ostatnich 30 dni. W założeniu ma to zapobiec w szczególności sztucznemu zawyżaniu ceny towaru, wprowadzanemu tylko po to, by następnie ogłaszać „spektakularną” obniżkę. Dyrektywa nakłada też na przedsiębiorców obowiązek dbania o prawdziwość komentarzy na ich stronach internetowych. Opinie mają pochodzić od rzeczywistych konsumentów. Nie wolno też blokować opinii negatywnych.

W przypadku stwierdzenia naruszenia zbiorowych interesów konsumentów prezes UOKiK może nałożyć karę w wysokości do 10 % obrotu na przedsiębiorstwo i do 2 mln zł na osobę zarządzającą.

Praca zdalna i kontrola trzeźwości w Kodeksie Pracy

W Dzienniku Ustaw z dnia 6 lutego 2023 r. opublikowano długo oczekiwaną ustawę o zmianach w Kodeksie pracy. Od 21 lutego 2023 r. pracodawcy mogą samodzielnie prowadzić prewencyjną kontrolę trzeźwości. Jej zasady, a także grupy pracowników nią objętych (jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia), trzeba będzie ustalić w dokumentach pracodawcy. Ponadto na żądanie pracodawcy lub pracownika niedopuszczonego do pracy badanie stanu trzeźwości zatrudnionego może przeprowadzić uprawniony do tego organ, np. Policja. Pracodawca będzie mógł też wprowadzić (i przeprowadzić) kontrolę pracowników na obecność środków działających podobnie do alkoholu (np. narkotyków).

Regulacje dotyczące pracy zdalnej zaczną obowiązywać od 7 kwietnia 2023 r. Zgodnie z założeniami praca zdalna ma nadal polegać na całkowitym lub częściowym wykonywaniu obowiązków w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, m.in. z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Wprowadzono zasadną możliwość wykonywania pracy zdalnej na polecenie pracodawcy w sytuacjach wyjątkowych, np. w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo epidemii. Pracownik będzie też mógł składać wnioski okazjonalnie o wykonywanie swoich obowiązków na odległość (w wymiarze 24 dni w roku).

Zwrot kosztów za prace zdalną

Należy także pomyśleć o wydatkach, które czekają pracodawców. Po wejściu w życie nowych przepisów ponoszenie kosztów pracy zdalnej jest obowiązkiem pracodawców. Ustawodawca zaproponował pracodawcom alternatywne rozwiązania
w zakresie finansowania pracy zdalnej. Pierwszym rozwiązaniem jest zwracanie kosztów pracy zdalnej w wysokości rzeczywistego zużycia, w szczególności mediów. Rozwiązanie to wydaje się o tyle problematyczne, że będzie wymagało od pracodawcy każdorazowego, dokładnego wyliczenia kosztów, jakie poniósł określony pracownik w danym okresie i ich odpowiedniego zwrócenia. Innym rozwiązaniem jest ryczałt, którego wysokość ma odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

NOWA OCENA RYZYKA ZAWODOWEGO
W przypadku pracy zdalnej należy pamiętać, żeby:
• ustalić treść nowej oceny ryzyka zawodowego;
• ustalić zasady i sposoby prowadzenia szkoleń BHP.

Kadry i nie tylko

Poza BHP praca czeka w kadrach. Warto rozważyć wprowadzenie lub aktualizację:

• wniosków pracowników o pracę zdalną, w tym z uwzględnieniem tego, że co do zasady pracownicy w pracy zdalnej będą mieć prawo wysłania wniosków urlopowych drogą elektroniczną;
• zorientować się w kwestii zapewniania szkoleń i pomocy technicznej niezbędnej pracy zdalnej;
• przygotować informacje o zasadach wykonywania tej pracy;
• przygotować regulamin pracy zdalnej, głównie w zakresie kontroli pracy albo wprowadzić zmiany w regulaminach obowiązujących. Wg założeń takie regulaminy powinny być przygotowane w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi lub po konsultacji z przedstawicielami pracowników (nie dotyczy to porozumień z poszczególnym pracownikiem);
• przygotować zmiany w układzie zbiorowym, w regulaminie pracy lub przygotować obwieszczenia w zakresie sposobu prowadzenia kontroli trzeźwości pracowników, nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem jej wprowadzenia;
• przygotować informacje przedstawianych pracownikowi o prowadzeniu kontroli trzeźwości na danym stanowisku przed dopuszczeniem do pracy;
• przygotować wzory protokołu z kontroli trzeźwości.

Mając na uwadze wciąż trwające prace nad Kodeksem Pracy już teraz należy zapoznać się z proponowanymi obowiązkami informacyjnymi pracowników oraz regułą elastyczności zatrudnienia, która może znaczącą wpłynąć na rozwinięcie zasad pracy zdalnej.

RODO
W zakresie RODO zmiany w Kodeksie pracy wymuszą:

•  sporządzenie procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzania, w miarę potrzeby, instruktażu i szkolenie w tym zakresie;
• ustalenie zasad powierzenia mienia pracownikom, czy też ustalenie zasad korzystania przez pracowników ze swoich sprzętów, co powinno wiązać się z przyjęciem zasad kontroli i zabezpieczenia sprzętów;
• wprowadzenie zmian do tzw. polityk bezpieczeństwa danych osobowych w zakresie monitoringu pracowników w czasie pracy zdalnej oraz w związku z kontrolami trzeźwości, a także
• przygotowania odpowiednich analiz ryzyka w zakresie ewentualnych przyczyn i skutków naruszeń,
• wprowadzenie zasad przechowywania danych dot. badania trzeźwości;
• wprowadzenie zmian w tzw. rejestrze czynności w zakresie kategorii danych przetwarzanych w związku z badaniem trzeźwości (poza zwykłymi danymi: wzrost, masa ciała, informacje o chorobach, na jakie pracownik choruje).

Anna Giercarz
Radca prawny, specjalistka w zakresie prawa
gospodarczego, handlowego, ochrony danych
osobowych. Wiedzę i bogate doświadczenie
w obszarach prawnych uzyskała w trakcie 17-
letniej kariery prawniczej.www.annagiercarz.pl
Przyjazna Kancelaria Prawna