Zgodnie z ogólnymi zasadami prawa pracy, umowa o pracę może być rozwiązana przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia.
Wśród wymagań formalnych wymienia się, że oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu powinno nastąpić na piśmie (art. 30 § 3 kp). Zgodnie jednak ze stanowiskiem sądów, oświadczenie woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę, może być wyrażone przez każde zachowanie, ujawniające wolę w sposób dostateczny, a więc także w sposób dorozumiany, mimo jego formalnej wadliwości. Oświadczenie w takiej formie (ustnej, w rozmowie telefonicznej) nie powoduje nieważności dokonanej czynności prawnej, aczkolwiek upoważnia pracownika do wystąpienia na drogę sądową z odpowiednim roszczeniem przewidzianym przepisami prawa (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 05.05.2016 r., II UK 280/15). Skuteczne będzie więc także i wypowiedzenie złożone pracownikowi ustnie lub w sposób konkludentny, czyli przez każde zachowanie pracodawcy ujawniające w sposób dostateczny jego wolę wypowiedzenia umowy o pracę. Musi to być jednak zachowanie, które w sposób jednoznaczny wskazuję na wolę rozwiązania umowy o pracę. Każda bowiem jednostronna deklaracja pracodawcy o ustaniu stosunku pracy, dokonana nawet z naruszeniem prawa, prowadzi do ustania stosunku pracy w terminie wskazanym przez pracodawcę, bo wszelkie jego czynności, nawet bezprawne, zmierzające do rozwiązania stosunku pracy są skuteczne i mogą być podważone wyłącznie w drodze odpowiedniego powództwa (Sadlik Ryszard, Jakie warunki formalne wypowiedzenia umowy o pracę musi zachować pracodawca, Opublikowano: Sł.Pracow. 2014/11/5-7), WNIOSEK: Forma pisemna oświadczenia pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę została zastrzeżona nie pod rygorem nieważności, lecz jedynie dla celów dowodowych. Skuteczne (aczkolwiek formalnie wadliwe) będzie także ustne oświadczenie o rozwiązaniu umowy lub złożone w sposób konkludentny, czyli przez każde zachowanie pracodawcy ujawniające w sposób dostateczny jego wolę. Zwolnienie poprzez e-mail Zarówno pracodawca, jak i pracownik mogą wypowiedzieć umowę o pracę w formie elektronicznej. Jednak formę pisemną takiego oświadczenia gwarantuje jedynie opatrzenie wiadomości bezpiecznym podpisem elektronicznym. Należy bowiem przyjąć, że e-mail opatrzony formalnym podpisem elektronicznym oznacza zachowanie pisemnej formy rozwiązania umowy o pracę, czyli spełnienie wymogów określonych w art. 30 § 3 k.p. Powyższe nie wynika wprost z kodeksu pracy, lecz z kodeksu cywilnego (stosowany odpowiednio do stosunków pracy) zgodnie, z którym (art. 781 kc), do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Pracodawca, który dysponuje bezpiecznym e-podpisem, może więc wygenerować pdf zawierający pismo ze zwolnieniem i wysłać go pracownikowi na służbową skrzynkę mailową. Mając dostęp do serwerów poczty, ma pewność i dowód, że pismo ze zwolnieniem zostało doręczone pracownikowi w sposób prawidłowy i skuteczny. WNIOSEK: W sytuacji posiadania przez pracodawcę kwalifikowanego podpisu elektronicznego istnieje możliwość wysłania wypowiedzenia umowy o pracę na imienną skrzynkę e-mail pracownika. Taka forma będzie prawnie skuteczna i prawidłowa formalnie.
Miłosz Woziński – radca prawny Partner w Kancelarii Radców Prawnych M.Woziński A.Kulisz spółka partnerska. Specjalizuje się w prawie pracy. Prowadził procesy restrukturyzacji zatrudnienia obejmujące ponad 2.500 osób. Procesy te dotyczyły tak zwolnień, jak i miały charakter mieszany, obejmując zwolnienia i zmianę warunków pracy i płacy. Reprezentował pracodawcę we wszystkich etapach postępowań.
